Todas las áreas de una organización trabajan con KPIs (Key Performance Indicator). Los KPIs son indicadores estratégicos que permiten comprobar si un área del negocio cumple con las metas fijadas. Cada unidad configura sus propios KPIs, y el conjunto se combina para trabajar en el objetivo común del éxito de la organización.
Aunque tradicionalmente los KPIs se han empleado en departamentos cuya actividad es fácilmente trasladable a números (principalmente Marketing y Ventas), en los últimos tiempos su uso se ha extendido a los departamentos de Recursos Humanos. Esto es así porque RRHH se considera ahora un área estratégica clave, decisiva para contribuir a alcanzar los objetivos globales.
¿Cómo definir un KPI para RRHH?
Es importante definir con precisión los KPIs que regirán el área de RRHH, ya que se van a emplear para medir la evolución del departamento a largo plazo y fijar previsiones y objetivos. Básicamente, existen cuatro elementos a tener en cuenta a la hora de establecer los KPIs:
Medidas: ¿qué se va a medir exactamente? La cantidad de variables relacionadas con RRHH que se pueden contabilizar es enorme, por lo que se deben priorizar las más relevantes.
Objetivos: los KPIs no solo miden el comportamiento y la evolución de una variable, también sirven para fijar un objetivo y ayudar a alcanzarlo.
Fuentes: es importante saber a qué fuentes vamos a acudir para obtener la información que nutrirá los KPIs. Puede ser un CRM, software relacionado con la gestión de talento, encuestas, entrevistas, etc.
Frecuencia: es necesario establecer la periodicidad de cada KPI: ¿cada cuánto tiempo se va a revisar? ¿Qué periodo de tiempo va a abarcar?
Siguiendo estas directrices, podremos crear KPIs que cumplirán con el acrónimo inglés SMART: específicos (Specific), medibles (Measurable), asequibles (Attainable), relevantes (Relevant) y oportunos (Timely).
Principales KPIs para Recursos Humanos
Cada organización debe definir sus propios KPIs, en función de sus dinámicas y estructura. Sin embargo, estos son algunos de los KPIs más extendidos en las diferentes áreas relacionadas con la gestión del capital humano:
Contratación
Coste de adquisición: ¿cuántos recursos es necesario emplear en cada nueva contratación? Este indicador incluye desde el proceso de atracción de talento (publicación de la oferta, proceso de selección, onboarding, etc) hasta la formación.
Costes de adquisición = (costes totales de contratación interna + costes totales de contratación externa) / (nº total de empleados contratados durante un periodo de tiempo)
Ratio de conversión: ¿cuál es el método de contratación más eficaz? Este KPI mide la proporción de candidatos que pasan a la siguiente fase del proceso, o bien los que son finalmente contratados. El objetivo es localizar la fuente que proporcione más contrataciones al menor coste.
Índice de conversión = (nº de candidatos seleccionados / nº total de candidatos) x 100
Tiempo medio de contratación: mide el tiempo que se emplea en contratar un candidato, desde el momento en que se publica la oferta. El objetivo es evaluar la eficiencia de cada canal, aunque este KPI debe combinarse con otros.
Tiempo medio de contratación = nº total de días invertidos en procesos de selección / nº de procesos de selección
Gestión del Talento
Tasa de rotación: ¿cuánto tiempo permanece un empleado en la organización? Cuanto mayor sea ese periodo, mayor será el retorno de la inversión que se destinó a contratarle.
Tiempo medio de permanencia en la empresa = nº total de días que X empleados han permanecido en la empresa / nº total de empleados.
Tasa de absentismo: calcula el porcentaje de horas de trabajo que no cumple un empleado, tanto ausencias autorizadas como no justificadas. Es una información valiosa para detectar problemas operativos.
Tasa de absentismo = (nº total de horas no trabajadas / nº total de horas de trabajo contratadas) x 100
Ratio de promoción interna: ¿qué probabilidades hay de crecer dentro de la empresa? Este es un elemento que los profesionales tienen en cuenta a la hora de valorar una oferta de la competencia. Fomentar e invertir en la progresión profesional es clave para retener el talento.
Tasa de promoción interna = nº de empleados promocionados durante un determinado periodo de tiempo / nº total de empleados durante el mismo periodo.
Formación
Costes de formación: ¿cuánto se invierte en la formación de los nuevos trabajadores? ¿Cuánto se dedica a la formación continua de la plantilla? Este KPI permite evaluar el coste y el ROI del aprendizaje.
Tasa de participación en la formación: ¿están los empleados interesados en la oferta formativa de la empresa? Este KPI permitirá tomar medidas para reforzar la participación en caso de que sea baja.
Tasa de participación en la formación = (nº de empleados que asisten a un programa de formación / nº total de empleados invitados a asistir al programa) x 100.
Productividad
Índice de productividad: ¿cuál es la efectividad de cada empleado? Para un análisis exhaustivo del rendimiento de cada trabajador es necesario tener en cuenta diferentes variables: cuántas horas trabaja, cuántos productos entrega (rendimiento), con qué calidad, etc. Es un enfoque más orientado a la producción manual, aunque puede extenderse a otras áreas.
Horas extras trabajadas: este es un KPI relevante, ya que es indicativo de cosas que pueden estar sucediendo en la organización. Un aumento de las horas extra puede ser resultado de un pico de demanda elevado, de una mala gestión de los procesos operativos, de un mayor compromiso de los empleados o de un aumento del absentismo.
Cultura
Índice de satisfacción: los trabajadores satisfechos son fieles a la organización. Además, se convierten en embajadores de marca, mejorando la imagen externa de la compañía. La mejor forma de evaluar su grado de satisfacción es a través de encuestas periódicas o entrevistas individuales, en las que puedan expresar sus opiniones y necesidades referentes a salarios, modelos de trabajo flexibles, compensaciones no monetarias, políticas DEI, etc.