En las últimas décadas, los Recursos Humanos han pasado de ser un área orientada principalmente a la gestión a convertirse en un activo estratégico clave para la rentabilidad del negocio. Es fundamental contratar y retener al mejor talento, por lo que la capacidad de llevar a cabo esta tarea de la manera más efectiva suele anticipar el éxito de una organización.
Por este motivo, los KPIs (Key Performance Indicator), una referencia que tradicionalmente se usaba en otras unidades del negocio, se han incorporado de pleno a los departamentos de RRHH. Cada área del negocio posee sus propios KPIs, pero el conjunto está ligado a los objetivos generales de la empresa, por lo que RRHH es uno más a la hora de contribuir a alcanzar el éxito global.
Cómo crear un KPI para el departamento de RRHH
Los KPIs son herramientas estratégicas que ayudan a entender si un área del negocio está cumpliendo con sus metas fijadas. Los KPIs se basan en objetivos y resultados, y cada empresa o unidad del negocio puede configurar los suyos propios, en función de las variables que desea medir.
En el caso de RRHH, la primera condición para establecer los KPIs es cumplir con el acrónimo inglés SMART: deben ser específicos (Specific), medibles (Measurable), asequibles (Attainable), relevantes (Relevant) y oportunos (Timely). Por ejemplo, si en una empresa la tasa de rotación es baja, fallará el criterio de relevancia: no tendrá mucho sentido dedicar esfuerzos a recopilar información para elaborar ese KPI.
Un KPI habitual, que suele cumplir con los cinco requisitos, es el del coste de formación del empleado. En ese caso, existe un factor de coste y tiempo significativos, por lo que puede considerarse un KPI razonable. Para evaluarlo, habrá que tener en cuenta el salario del empleado y sus formadores, el coste del material y el número de horas empleadas en su formación, y cuánto tiempo tarda el empleado en trabajar de manera independiente.
Tipos de KPIs para RRHH
Se pueden configurar cientos de KPIs diferentes, dependiendo de las necesidades de cada organización. Sin embargo, podemos definir cuatro grandes categorías donde englobar cada uno de los KPIS:
Compensación
Coste de la fuerza de trabajo
Ratio de competitividad salarial
Gastos sanitarios por trabajador
Ratio de productividad individual
Cultura
Índice de satisfacción
Encuestas de valoración
Empleados integrados en la cultura corporativa
Días de vacaciones utilizados
Empleados
Tasa de absentismo
Coste de adquisición
Ratio de diversidad
Tasa de rotación
Rendimiento
Promociones internas
Innovación in-house
Contrataciones por recomendaciones internas
Personal por debajo del estándar de rendimiento
Una vez seleccionados los KPIs adecuados para cada organización, es el momento de obtener partido de ellos. Llevaremos toda la información a un cuadro de mando, que se actualizará con todos los datos recogidos durante un periodo determinado para visualizar una panorámica amplia y tener capacidad de tomar decisiones. Este es otro elemento fundamental a tener en cuenta: un dato por sí solo no dice gran cosa, a no ser que se compare con otros o se observe su evolución en el tiempo.
El cuadro de mando no solo ayuda al departamento de RRHH a alcanzar sus objetivos, sino al conjunto de la organización. Por ejemplo, RRHH es responsable de controlar los gastos eliminando ineficiencias. Evaluando y optimizando el KPI de rotación de empleados, se reducen los gastos relacionados con contratación, formación, etc. De esta forma, RRHH contribuye a alcanzar los objetivos financieros de la empresa.
Por último, los KPIs sirven para demostrar el valor estratégico de RRHH al conjunto de la organización. El cuadro de mando expone su contribución a través de métricas concretas y fácilmente interpretables a nivel ejecutivo, y contribuye a que se reconozca la aportación de RRHH más allá de la mera gestión, para ser incluido en la programación estratégica global.