Onboarding ¿qué es?
El onboarding es un momento decisivo dentro del ciclo laboral de cualquier trabajador. La manera en que discurra el proceso de incorporación condicionará en gran medida la relación futura de un empleado con la empresa: muchos trabajadores deciden si permanecerán o no en la compañía durante el tiempo que dura el periodo de aterrizaje.
Forbes calculaba que alrededor del 20% de los despidos tienen lugar durante los 45 primeros días de la relación laboral. Para la empresa, reemplazar al empleado que se marcha supone un coste de entre 3.000 y 18.000 dólares. Por tanto, el onboarding es un proceso al que es necesario prestar especial atención, no solo si queremos aumentar nuestra tasa de retención de talento, sino también evitar un grave perjuicio económico.
Es un error pensar que el onboarding arranca el primer día de trabajo del nuevo empleado. El proceso se inicia mucho antes, en el momento en que se definen los conocimientos y habilidades que requerirá el puesto. Continúa con la evaluación del talento interno, ya que tal vez el profesional que buscamos ya trabaja en la compañía. Y prosigue con la difusión de la oferta en portales y plataformas especializadas. Todo con el objetivo de familiarizar al futuro empleado no solo con las características concretas del puesto, sino con la cultura de toda la empresa.
Ahora, con un número cada vez mayor de empleados y colaboradores trabajando en remoto, el proceso de onboarding se convierte en muchos casos en una experiencia puramente digital. La interacción física y el contacto personal se sustituyen por herramientas y tecnologías digitales, o se conducen a través de estas. Es el momento en que los departamentos de IT y RRHH deben trabajar juntos en la misión de introducir a los nuevos trabajadores en la cultura y los hábitos de la organización.
El necesario equilibrio entre datos, rendimiento y emociones
En síntesis, el onboarding debe orientarse a explicar a los nuevos empleados los valores clave de la compañía, presentar a los compañeros y gestores, y mostrar los procedimientos y protocolos corporativos. Un correcto proceso de onboarding tiene incidencia sobre métricas importantes relacionadas con los niveles de productividad, compromiso y retención.
Pero, ¿cómo diseñar una experiencia de onboarding efectiva cuando la relación con el trabajador es 100% remota? Podemos distinguir tres grandes áreas en torno a las cuales organizar el proceso:
1. Incidir en el apoyo emocional.
Es importante transmitir al trabajador la idea de que la distancia física no implica distancia emocional, hacerle sentir que está acompañado y asistido. Para ello, es necesario diseñar un programa de bienvenida que incluya los siguientes elementos:
Designar un mentor, que acompañe al recién llegado en las etapas iniciales, e incluso desde antes de iniciar el proceso de incorporación. También es conveniente facilitar información relativa a los responsables directos, los compañeros de área y el personal de RRHH, y concertar encuentros personales con todos ellos durante los primeros días.
Habilitar todos los canales de comunicación: en una incorporación a distancia, la comunicación es fundamental no solo para transmitir la visión corporativa o las responsabilidades del puesto, sino para asegurar la participación y el compromiso de los recién llegados. Email corporativo, identidad digital, chatbots y asistentes virtuales, aplicaciones como Slack, herramientas de videoconferencia o formularios y encuestas son algunos de los recursos necesarios para asegurar una buena comunicación remota
Digitalizar todas las tareas administrativas: una cultura employee-centric debe orientarse a proporcionar experiencias sencillas y efectivas. Un sistema en el que todos los trámites administrativos puedan gestionarse de manera remota dará tranquilidad al empleado y hará la vida más fácil al departamento de RRHH.
Facilitar el acceso a todos los recursos corporativos, tanto si es necesario hacer llegar elementos físicos (ordenador, hardware, etc) como habilitar el acceso a cuentas de correo, herramientas, aplicaciones de software, etc.
2. Aclarar el propósito.
Para lograr beneficios tangibles del proceso de onboarding, es preciso establecer metas o propósitos a alcanzar. Por ejemplo, un propósito concreto puede ser disminuir la curva de aprendizaje de los nuevos empleados. Pero no basta con formular metas genéricas: es necesario trasladar los propósitos a objetivos concretos; por ejemplo, reducir el tiempo de aprendizaje en un 20%. Para ello será necesario:
Crear KPIs ad hoc: algunas métricas relacionadas con la incorporación en remoto pueden referirse al tiempo necesario para adquirir nuevas habilidades y competencias, el nivel de satisfacción mostrado por los nuevos empleados o el dominio de herramientas y software.
Establecer protocolos de medición: la mentalidad data-driven se complementa con una serie de mecanismos dirigidos a realizar un seguimiento de las métricas vinculadas al onboarding, por ejemplo, encuestas y entrevistas a los empleados, estadísticas de uso del software o evaluación por parte de los responsables.
Incorporar módulos de microaprendizaje: algunos métodos tradicionales de aprendizaje deben descartarse en una estructura de trabajo remoto. Existen multitud de herramientas que facilitan el aprendizaje digital, ya sea en áreas relacionadas con el rol específico o vinculadas al conjunto de la organización.
3. Medir la salud del programa.
Igual que sucede con cualquier otra iniciativa corporativa, es necesario medir continuamente el rendimiento de los programas de onboarding digital, porque solo así sabremos si está cumpliendo con los objetivos fijados. Para ese fin, los responsables de RRHH deben:
Recopilar datos y comprobar si se están cumpliendo los KPIs: el seguimiento de las métricas es fundamental para evaluar el rendimiento del programa y obtener un feedback continuo y ajustado a la realidad.
Adoptar una mentalidad de trabajo ágil. Otro de los beneficios de la monitorización continua es que permite realizar ajustes en tiempo real. Si los gestores del programa de onboarding reaccionan rápidamente al detectar errores o incidencias, mejorará la eficiencia general del programa.
Evaluar el impacto global: es importante medir la repercusión del programa de onboarding desde el punto de vista estratégico y financiero. Al disponer de esa visión global, será posible evaluar su incidencia real en el rendimiento del departamento o del conjunto de la organización.
¿Qué herramientas tecnológicas ayudarán a lo largo de todo este proceso?
La metodología SCRUM resulta de gran ayuda, porque permite hacer un seguimiento efectivo del proceso y fijar objetivos semanales, utilizando herramientas colaborativas como Teams, o de seguimiento como Trello.
La evaluación de habilidades soft y hard mediante la plataforma de The Wise Seeker permitirá conocer al detalle la personalidad y aptitudes del trabajador, para orientarle durante el onboarding y obtener el máximo rendimiento de sus capacidades.
Encontrar al candidato idóneo para un puesto vacante es solo una parte del proceso de construcción de un buen equipo de trabajo. Un proceso de onboarding bien definido y ejecutado, sea digital o presencial, aporta un respaldo crucial para ayudar a los nuevos trabajadores a asentarse durante sus primeras semanas o meses, conocer la organización, tener claros sus roles y objetivos y cimentar una buena relación con los compañeros. Todo ello redunda en mayor rendimiento, optimismo y satisfacción, y en última instancia, en una contratación más eficaz.