Estamos en plena época estival, el momento en que la mayoría de los empleados disfruta de sus periodos de vacaciones. Para el departamento de Recursos Humanos, puede resultar un quebradero de cabeza cuadrar “a mano” todo lo relacionado con las vacaciones: permisos, días libres, sustituciones, remuneraciones, etc. Afortunadamente, una vez más el software acude en su ayuda.
Los denominados programas PTO (Paid Time-Off) son sistemas automatizados para la gestión de permisos y tiempo libre. Accediendo desde el portal del empleado o desde las aplicaciones móviles, el software asegura que las solicitudes de permisos lleguen a la persona responsable de aprobarlas, hace un seguimiento de los días libres disfrutados y restantes, y aplica las políticas de vacaciones de manera equitativa.
Gracias a las plataformas PTO las empresas pueden establecer políticas de vacaciones personalizadas y comunicarlas a sus empleados. Los responsables de RRHH disponen de herramientas visuales que muestran quién está disponible y quién disfruta de sus días libres, ajustando horarios y rotaciones a las necesidades de cada proyecto. También permiten realizar los cálculos financieros relacionados con los permisos remunerados.
Por qué usar una solución PTO para gestionar el tiempo libre de los empleados
Las plataformas PTO aportan claras ventajas a las organizaciones, destacando especialmente:
Mejora de la productividad: con un sistema centralizado y automatizado, los empleados no tendrán que preocuparse del medio por el que envían sus solicitudes de permisos, y tampoco tendrán dudas sobre si su petición llega o no a la persona responsable. Por su parte, RRHH automatiza todo el proceso, lo que repercute en ahorro de tiempo y aumento de la eficiencia.
Ahorro de costes: la gestión manual de las vacaciones implica aumento del papeleo y trámites asociados. Utilizando un software PTO se ahorran operaciones y costes, además de disponer de un panel de control centralizado para visualizar la gestión y el seguimiento de todos los permisos.
Agilidad del proceso: las plataformas PTO facilitan el procedimiento en ocasiones tedioso de aprobar las vacaciones, permitiendo prescindir de cadenas de mensajes, hojas de cálculo e incluso comunicaciones verbales. De esta forma, se mejora la experiencia del empleado, evitando errores, dudas y confusiones.
Flexibilidad: la mayoría de las plataformas PTO ofrecen acceso desde múltiples canales, incluyendo dispositivos móviles. Esto facilita el acceso al procedimiento a administradores y trabajadores (incluyendo los trabajadores en remoto) desde cualquier dispositivo, momento o localización, creando dinámicas más sencillas, transparentes y ágiles.
Cinco opciones que se adaptan a cada tipo de organización
A la hora de optar por una plataforma PTO, es importante evaluar las necesidades y preferencias particulares de cada organización. Los sistemas más sofisticados incluyen mayor número de funcionalidades y posibilidades de personalización, lo que lógicamente incide en el precio; por contra, otras opciones son más estructuradas o menos flexibles, pero con mejor relación calidad-precio y uso más intuitivo.
Estas son algunas de las soluciones PTO más populares en el mercado:
Sage HR
Antes conocido como Cake HR, este programa presenta una interfaz fácilmente navegable que incluye gran variedad de funcionalidades, como calendarios personalizados, programaciones y opciones de autoservicio. Todos los campos pueden customizarse para adaptarse a las necesidades de cada organización.
Kissflow HR
Una plataforma de uso sencillo y funcionalidades completas para el seguimiento y gestión de las necesidades de los empleados. Permite configurar workflows personalizados, flexibles y adaptados a las necesidades específicas de la empresa.
Bamboo HR
Dentro de una oferta amplia de funcionalidades para el departamento de RRHH, la plataforma de Bamboo incluye un apartado de gestión y seguimiento automático del tiempo libre de los empleados. Está especialmente diseñado para pequeñas y medianas empresas, por lo que las corporaciones grandes pueden encontrarlo excesivamente simplificado.
Jibble
Otra propuesta dirigida a las pymes, con sólidas funcionalidades y útiles herramientas para la elaboración de informes, que permiten analizar los datos de asistencia para equipos concretos o el conjunto de la empresa.
Calamari
Una plataforma reconocida por su simplicidad y facilidad de navegación, lo que la convierte en idónea para empresas pequeñas. Fácil de configurar y personalizar, con formularios y flujos de trabajo que se amoldan fácilmente a cada situación.