Desde el inicio de la pandemia, cada vez son más las organizaciones que trabajan con equipos en remoto. Esta nueva circunstancia está transformando la forma de gestionar equipos y tareas, toda vez que desaparece o se reduce el elemento presencial.
Los equipos en remoto sólo podrán ofrecer su mejor rendimiento si se organizan utilizando una plataforma de Project Management, o gestión de proyectos. Estas herramientas permiten configurar una estructura de trabajo enfocada en la colaboración y la resolución conjunta de problemas, incluso en el caso de que los trabajadores solo se comuniquen a través de videollamadas o mensajería.
Cómo elegir una plataforma de gestión de proyectos
A la hora de optar por alguna de las soluciones cloud disponibles en el mercado, es necesario prestar atención fundamentalmente a cuatro factores:
Interfaz: los trabajadores en remoto deben utilizar diferentes herramientas en su trabajo diario, por lo que es importante elegir una plataforma que cuente con una interfaz intuitiva y atractiva, que evite el cansancio o la monotonía. En este sentido, algunas plataformas incluyen algún tipo de gamificación, o bien recursos que fomentan la responsabilidad individual.
Usabilidad: es posible que los trabajadores en remoto tengan que interactuar con la herramienta sin ningún tipo de ayuda externa, por lo que debe ser fácilmente manejable sin necesidad de formación. Para mejorar la usabilidad, es recomendable que las plataformas incluyan tutoriales online, documentos técnicos, chats de apoyo en línea, plantillas de proyectos o foros donde plantear y resolver dudas.
Integración: el software de gestión de proyectos debe ser compatible con otras herramientas colaborativas utilizadas frecuentemente (hojas de cálculo, mensajería, intercambio de archivos, CRM, gestión de tareas, videoconferencia, etc). La conexión con herramientas de trabajo populares (Slack, Google Drive, Zoom, Microsoft Suite, ERPs, etc) debe ser fácil y segura.
Precio: la mayoría de herramientas de gestión de proyectos incluyen múltiples tareas, por lo que es necesario evaluar si las funcionalidades que ofrecen están correctamente ajustadas al precio. También es importante considerar si se incluye una demo gratuita, si el precio se adapta al tamaño y número de usuarios de la organización, o si el coste incluye acceso desde dispositivos móviles.
Siete plataformas populares para la gestión de proyectos
Hub Planner
Una robusta herramienta para la gestión de recursos y equipos. Ofrece un seguimiento transparente del trabajo de todos los miembros del equipo, así como su disponibilidad y habilidades personales. Otras funcionalidades útiles son los campos personalizados, la gestión de presupuestos y una API para posibles integraciones.
Forescast
Integra la gestión de proyectos, recursos y finanzas en una sola plataforma potenciada por IA. Permite crear calendarios inteligentes y flujos de trabajo con tareas detalladas y prioridades, comentar, compartir archivos y registrar el tiempo dedicado a cada tarea. La IA aprende de tareas anteriores y ofrece recomendaciones para optimizar los flujos de trabajo.
Monday
Una de las herramientas de gestión de proyectos más populares. Presenta una interfaz clara e intuitiva que facilita organizar secuencialmente los trabajos. Se adapta fácilmente a cualquiera de las metodologías de trabajo (Scrum, Kanban, Scrumban, Waterfall…) que se elija.
Teamwork
Ofrece todas las prestaciones necesarias para la gestión de equipos en remoto. Permite de manera sencilla crear proyectos, subir archivos, comentar las tareas, medir el tiempo dedicado a cada proyecto, etc.
Wrike
Otra de las plataformas más populares, especializada en metodologías agile. Permite crear flujos personalizados de trabajo y compartirlos con todos los miembros del equipo. Es fácilmente configurable e incluye completas funciones de modelado de tareas.
Project Manager
Una plataforma escalable dirigida a los gestores de proyectos. Se trata de una herramienta híbrida que se adapta a posibles cambios en la metodología escogida. Incluye potentes funciones para diseñar diagramas de Gantt y tableros Kanban.
Mavenlink
Diseñada para optimizar el Business Intelligence, se trata de una moderna herramienta colaborativa para la gestión de equipos remotos. Permite una mejor comprensión de los proyectos gracias a sus informes centrados en los servicios y sus completos paneles de control.